Vzor informační doložky pro klienty

RealtorOS

Vzor: Informační doložka makléře pro jeho klienty

1. K čemu vzor slouží a jak jej použít

1.1 Tento vzor je určen Uživatelům webové aplikace RealtorOS provozované společností ANELA APARTMENTS s.r.o. (dále jen "Poskytovatel") na internetové adrese sdělené Poskytovatelem (dále jen "Aplikace"), to jest realitním makléřům a realitním kancelářím, ke splnění informační povinnosti správce osobních údajů podle čl. 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) vůči jejich vlastním klientům, tedy prodávajícím, kupujícím, pronajímatelům, nájemcům a dalším osobám, jejichž osobní údaje makléř při zprostředkování zpracovává.

1.2 Makléř (nebo realitní kancelář) je vůči svým klientům správcem osobních údajů. Poskytovatel vystupuje ve vztahu k údajům klientů makléře pouze jako zpracovatel na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Informační povinnost vůči klientům proto plní makléř, nikoli Poskytovatel; tento vzor mu má splnění povinnosti co nejvíce usnadnit.

1.3 Doporučené způsoby použití doložky:

  • vložit ji do patičky e-mailového podpisu ve zkrácené verzi, která obsahuje alespoň označení správce, stručné uvedení účelů zpracování a odkaz na plné znění na webu, kde je uvedeno i poučení o právech,
  • připojit ji jako informační článek nebo přílohu ke zprostředkovatelské smlouvě, rezervační smlouvě či dohodě o obhlídce,
  • zveřejnit ji na webových stránkách makléře nebo realitní kanceláře (typicky pod odkazem "Ochrana osobních údajů") a v ostatních dokumentech na toto plné znění pouze odkazovat,
  • předat ji klientovi při první identifikaci podle zákona č. 253/2008 Sb. (AML), pokud k ní dochází dříve než k podpisu smlouvy.

1.4 Doložku je třeba klientovi zpřístupnit nejpozději v okamžiku získání jeho osobních údajů (čl. 13 GDPR). U údajů získaných od třetí strany, například od protistrany obchodu, ji poskytněte v přiměřené lhůtě, nejpozději do jednoho měsíce; pokud však údaje použijete ke komunikaci s dotčenou osobou, poskytněte ji nejpozději při prvním kontaktu s ní, a pokud údaje zpřístupníte jinému příjemci, nejpozději při tomto prvním zpřístupnění (čl. 14 odst. 3 GDPR).

1.5 Text v hranatých závorkách nahraďte vlastními údaji a věty označené jako volitelné použijte jen tehdy, dopadají-li na vaši situaci. Před použitím ověřte, že doložka odpovídá vaší praxi: máte-li jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů, doplňte jeho kontakt, a zpracováváte-li osobní údaje pro další účely (čl. 4.2), doložku o ně rozšiřte; u zpracování založeného na souhlasu informujte také o právu souhlas kdykoli odvolat (čl. 13 odst. 2 písm. c) GDPR). Doložku lze podle potřeby stylisticky přizpůsobit, obsahové náležitosti však zachovejte.

2. Text doložky (základní verze)

Následující text zkopírujte a doplňte placeholdery:

> Informace o zpracování osobních údajů > > Správcem Vašich osobních údajů je [jméno a příjmení makléře / název realitní kanceláře], IČO [IČO], se sídlem [adresa sídla], e-mail [e-mail], telefon [telefon] (dále jen "správce"). [Použijte, jen pokud jste jmenovali pověřence pro ochranu osobních údajů; jinak větu vypusťte: Pověřencem pro ochranu osobních údajů je [jméno a příjmení pověřence], kontakt [e-mail pověřence].] > > Správce zpracovává Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o nemovitosti a údaje související s uzavíraným obchodem, a to za účelem: > > - zprostředkování prodeje, koupě nebo nájmu nemovitosti a plnění smlouvy uzavřené s Vámi, včetně jednání o jejím uzavření (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), > - plnění zákonných povinností správce, zejména identifikace a kontroly klienta podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, a souvisejících účetních a daňových povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), > - zprostředkování obchodu ve vztahu k protistraně a dalším osobám na obchodu zúčastněným a určení, výkonu a obhajoby právních nároků správce, a to na základě oprávněného zájmu správce spočívajícího v řádném provedení zprostředkovávaného obchodu a v ochraně před případnými spory (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). > > Poskytnutí identifikačních údajů vyžadovaných zákonem č. 253/2008 Sb. je zákonným požadavkem; bez jejich poskytnutí správce nesmí obchod uskutečnit. Poskytnutí údajů potřebných k uzavření a plnění smlouvy je smluvním požadavkem; bez nich nelze smlouvu uzavřít a plnit. > > [Použijte, pokud jste údaje nezískali přímo od dotčené osoby: Vaše osobní údaje jsme získali od protistrany zprostředkovávaného obchodu, od Vašeho zástupce nebo z veřejných rejstříků a evidencí, zejména z katastru nemovitostí.] > > Osobní údaje jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu běhu promlčecích lhůt pro určení, výkon a obhajobu právních nároků ze zprostředkovávaného obchodu. Účetní a daňové doklady správce uchovává po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy (zpravidla 5 až 10 let) a údaje zpracovávané podle zákona č. 253/2008 Sb. je povinen uchovávat po dobu 10 let od uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu. > > Příjemci osobních údajů mohou být zejména protistrana zprostředkovávaného obchodu a další osoby na obchodu zúčastněné, advokáti a notáři zajišťující smluvní dokumentaci a úschovu, financující banka, katastrální úřad, orgány veřejné moci při plnění zákonných povinností správce (zejména Finanční analytický úřad), případně spolupracující realitní kancelář a provozovatelé realitních inzertních portálů, a dále poskytovatelé IT služeb správce v postavení zpracovatelů. > > K vedení obchodní agendy správce využívá webovou aplikaci RealtorOS provozovanou společností ANELA APARTMENTS s.r.o., IČO 04601106, se sídlem Valentova 1737/11, Chodov, 149 00 Praha 4, která osobní údaje zpracovává jako zpracovatel na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Osobní údaje jsou uloženy v Evropské unii; někteří poskytovatelé infrastruktury jsou společnostmi se sídlem v USA a případná předání jsou zabezpečena rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně (rámec EU-U.S. Data Privacy Framework, čl. 45 GDPR) nebo standardními smluvními doložkami (čl. 46 GDPR). Aplikace zahrnuje také funkce umělé inteligence, které správci pomáhají s přípravou podkladů a organizací agendy; výstupy těchto funkcí správce vždy kontroluje a rozhodnutí činí sám. Aplikace může obsah zpracovávaný při poskytování služby anonymizovat (odstranit z něj osobní údaje) a takto anonymizované údaje, které již nejsou osobními údaji, využívat ke zlepšování svých AI funkcí; Vaše osobní údaje k tomuto účelu využívány nejsou. Při zpracování nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR. > > Máte právo na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu nebo výmaz, na omezení zpracování a na přenositelnost údajů. Svá práva můžete uplatnit u správce na výše uvedených kontaktech. Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. > > Právo vznést námitku: Proti zpracování osobních údajů založenému na oprávněném zájmu správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) máte právo kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace. Správce v takovém případě osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud zpracování není nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (čl. 21 GDPR).

3. Alternativní doplnění při aktivaci volitelných funkcí s předáním do USA

3.1 Základní verze doložky v článku 2 platí pro výchozí nastavení Aplikace, kdy jsou osobní údaje v rámci Aplikace uloženy v Evropské unii a volitelná funkce video avatara není aktivována.

3.2 Pokud uživatel s rolí administrátora vaší organizace v Aplikaci výslovně aktivoval volitelnou funkci fotorealistického video avatara (dodavatel HeyGen Technology Inc., USA), dochází při jejím užívání k předání omezeného rozsahu údajů do USA. V takovém případě doplňte do doložky za větu o uložení osobních údajů v Evropské unii toto znění:

> Při využití funkce video avatara jsou nezbytné údaje předávány společnosti HeyGen Technology Inc. se sídlem v USA, která je certifikovaným účastníkem rámce EU-U.S. Data Privacy Framework, o němž Evropská komise rozhodla, že zajišťuje odpovídající úroveň ochrany osobních údajů (čl. 45 GDPR).

3.3 Pokud funkce video avatara aktivována nebyla (výchozí stav), doplňující větu nepoužívejte; k předání údajů společnosti HeyGen Technology Inc. v takovém případě nedochází.

4. Doplňující poznámky pro makléře

4.1 Doložka nenahrazuje vaše vlastní záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR ani plnění povinností povinné osoby podle zákona č. 253/2008 Sb. Jako realitní zprostředkovatel jste povinnou osobou podle § 2 tohoto zákona.

4.2 Pokud zpracováváte osobní údaje i pro další účely nad rámec této doložky (například marketingová sdělení na základě souhlasu), doplňte je do doložky samostatně; tento vzor pokrývá pouze typické zpracování při realitním zprostředkování s využitím Aplikace.

4.3 Od 2. 8. 2026 se použijí povinnosti transparentnosti podle čl. 50 nařízení (EU) 2024/1689 (akt o umělé inteligenci). Povinnost navrhnout AI systém tak, aby osoby, které s ním komunikují, byly o této skutečnosti informovány, a povinnost strojově čitelného označování synteticky generovaného zvukového a obrazového obsahu plní Poskytovatel jako poskytovatel AI systému (čl. 50 odst. 1 a 2). Vás jako zavádějící subjekt se týká především povinnost zveřejnit, že obsah typu deep fake, zejména fotorealistický video avatar zachycující podobu skutečné osoby, byl uměle vytvořen nebo manipulován (čl. 50 odst. 4). Používáte-li výstupy AI funkcí Aplikace v přímé komunikaci s klienty, dbejte proto na to, aby klient o zapojení AI věděl; věta o funkcích umělé inteligence v doložce tomu napomáhá, nenahrazuje však informaci v konkrétní komunikaci.

4.4 Věta doložky o anonymizaci obsahu a zlepšování AI funkcí odpovídá tarifům TRIAL, START a PRO Aplikace, u nichž je anonymizace sjednána ve smluvních podmínkách Aplikace; ke zlepšování AI funkcí se využívají výhradně údaje, z nichž byly osobní údaje předem automatizovaně odstraněny, bez jakékoli vazby na vás nebo vaše klienty. Užíváte-li tarif MAX nebo INDIVIDUAL, obsah se pro tento účel nezpracovává vůbec a větu z doložky vypusťte.

Verze 1.1 - 19. 7. 2026. Tento dokument je pracovní návrh připravený s pomocí AI jako podklad pro advokátní revizi; do jejího dokončení se použije přiměřeně.